Gouvernance des renseignements personnels

Règles de gouvernance des renseignements personnels

Approuvées par le responsable de la protection des renseignements personnels le 15 octobre 2026. Ces règles s'appliquent à HUB Marketing inc., qui exploite La Fabrique à Mémoire. Elles sont proportionnées à la taille de l'entreprise et à la nature des renseignements que nous détenons.

1. Rôles et responsabilités

Daniel Lafond, responsable de la protection des renseignements personnels : approuve ces règles, reçoit les demandes et les plaintes, tient le registre des incidents et décide des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Toute personne qui travaille pour La Fabrique à Mémoire : n'accède qu'aux renseignements nécessaires à sa tâche, respecte ces règles et signale sans délai tout incident au responsable.

Fournisseurs : traitent les renseignements selon nos instructions, en vertu d'une entente écrite.

2. Cycle de vie des renseignements

Collecte : seulement les renseignements nécessaires, avec une information claire au moment de la collecte.

Utilisation : seulement pour les fins annoncées, sauf nouveau consentement.

Conservation : demandes de renseignements, 24 mois après le dernier échange; dossiers clients, durée de la relation puis délais légaux; données de mandat (captations, transcriptions, analyses), 12 mois après l'acceptation du montage, sauf entente contraire.

Destruction : effacement sécuritaire de toutes les copies; pour les données de mandat, attestation de destruction remise au client.

3. Demandes d'accès, de rectification et de portabilité

La demande est faite par écrit au responsable. Celui-ci confirme l'identité du demandeur, aide à préciser la demande au besoin et répond par écrit dans un délai de 30 jours. Un refus est motivé et indique le recours possible devant la Commission d'accès à l'information.

4. Traitement des plaintes

La plainte est adressée par écrit au responsable, qui en accuse réception dans un délai de 5 jours ouvrables. Il examine les faits et répond par écrit dans un délai de 30 jours, en indiquant les mesures prises. Si la personne n'est pas satisfaite, elle peut s'adresser à la Commission d'accès à l'information.

5. Incidents de confidentialité

Tout accès, usage, communication ou perte non autorisés est signalé au responsable sans délai. Celui-ci prend les mesures pour limiter le préjudice et inscrit l'incident au registre. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, il avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

6. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation est réalisée avant tout nouveau projet de système d'information qui traite des renseignements personnels, et avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec. Elle est proportionnée à la sensibilité des renseignements.

7. Intelligence artificielle

Nos outils d'analyse proposent, ils ne décident pas : toute conclusion est vérifiée par une personne. Les données de mandat sont traitées localement, sans service d'IA en ligne, sauf accord écrit du client. Aucun renseignement ne sert à entraîner un modèle.

8. Sensibilisation et révision

Toute personne qui se joint à La Fabrique à Mémoire prend connaissance de ces règles avant d'avoir accès à des renseignements personnels. Le responsable révise ces règles au moins une fois par année et après tout incident.